Если спросить любого человека – какой, по его мнению, самый ценный ресурс, то одним из ответов будет «время». Как увеличить его количество, конечно я вам не подскажу. Но давайте разберемся вот в чем – а стоит ли тратить его на планирование, например, своего рабочего дня, недели, месяца или даже года? Стоит ли подробно разбираться в своих целях и конкретно ставить себе или коллегам задачи? Как превратить планирование и постановку задач в незаметную привычку, не создавая из этого процесса панацею?

Для того чтобы разобраться – стоит ли придерживаться какой-либо тактики в работе и зачем тратить на это время, представим гипотетическую ситуацию. Вы – сотрудник компании, которая производит, ну например, аксессуары для городского жителя. Задача вашей команды – выпустить новую модель рюкзака уже к летнему сезону. Ниже опишу две ситуации, а вы выберете – какой вариант быстрее приведет вас к качественному результату. 

Ситуация №1

Вас и пару ваших коллег, которые занимаются разработкой моделей сумок и рюкзаков, пригласил на встречу руководитель прямо сейчас. На встрече он сообщил, что ваша задача к началу летнего сезона выпустить новую модель рюкзака, которая будет соответствовать требованиям городского современного жителя. От него и от вас, соответственно, ждут больших продаж. Затем он говорит, что ему нужно бежать на встречу с генеральным директором и, если у вас будут возникать вопросы – задавайте. 

После этой встречи вы с коллегами начинаете искать ответы на вопросы, касающиеся модели рюкзака. Вопросы будут обращены к вашему руководителю в мессенджере или придется заходить к нему на личную встречу неоднократно. Начнется суета, сроки будут «гореть», придется проводить дополнительные совещания и в итоге, возможно, вы создадите необходимый продукт. Какую-то деталь вы не успеете добавить, но продажа рюкзаков начнется уже в июне этого года. Работа сделана, причем неважно каким образом.

Ситуация №2

Всё также – вас с коллегами пригласил на встречу руководитель. О встрече вы договорились еще два дня назад с вводной информацией – компания хочет выпустить новую модель рюкзака для современного городского жителя. Вы знаете, что встреча продлится два часа, для того чтобы подготовить план действий совместными усилиями. В конце встречи у вас был создан первоначальный план по выпуску новой модели, который выглядел следующим образом:

  1. Цель проектной команды – создание и дальнейшая отправка на производство модели рюкзака, которая будет соответствовать требованиям активного городского жителя. Рюкзак должен включать в себя отделения для гаджетов (перечислено каких именно), бутылки воды, зарядного устройства, предметов одежды и документов. Модель должна быть представлена в трех цветах и быть универсальной для любого пола. 
  2. Количество выпускаемой продукции – 1000 штук.
  3. Для разработки модели необходимо привлечь руководителя производства и маркетолога. Также необходимо провести анализ запросов клиента и опрос потенциальных покупателей о желаемом функционале и внешнем виде рюкзака. 
  4. Новая модель должна согласовываться с ценностью компании – «Мы создаем функциональные и красивые аксессуары» и подходить по дизайну и конструкции к другим аксессуарам компании. 
  5. Срок полного выпуска партии через 90 дней – 12.05.2025г. Срок предоставления окончательного варианта модели через 70 дней. Согласование промежуточного варианта модели через 50 дней. Промежуточное совещание через 30 дней. Предоставление аналитики по опросу потенциальных покупателей через 15 дней. По всем срокам прописаны точные даты от даты первого совещания. 

После совещания вы с коллегами получили полный план действий, который, возможно, и потребует доработки, но она скорее всего будет уже креативной. Работа выполнена качественно, без паники, вы точно знали, что от вас требовалось.

Вот мы изучили две гипотетических ситуации, а в какой хотели бы оказаться вы? Если во второй, то тогда техника SMART-планирования может стать вашим верным помощником в работе.

Давайте расшифруем ее на втором примере и посмотрим какие вопросы важно задавать на каждом этапе планирования. 

Этапы планирования

S (Specific) – цель должна быть конкретной. На этом этапе задавайте вопросы: «Что именно мы хотим?», «Как мыпоймем, что результат достигнут?» «Как выглядит результат?». Всегда представляйте конечный результат.

M (Measurable) – цель измерима количеством. «Как можно измерить результат?», «Как можно это выразить в процентах/штуках/сумме?». Оцифровывайте желаемый результат. Он должен быть немного амбициозным, но вполне реальным.

A (Achievable) – цель должна быть достижимой (используйте ресурсы). «Какие ресурсы нам понадобятся?»,«Какие навыки или знания нам нужно развить?», «Чья поддержка нам потребуется?». Используйте все возможные внутренние и внешние ресурсы для достижения цели.

R (Relevant) – цель должна быть значимой и важной. «Эта цель совпадает с ценностями компании или человека, с которыми мы взаимодействуем?». Конечный результат обязательно должен быть сопряжен с целями компании.  

T (Time bound) – цель должна быть ограничена временем. «Сколько времени это займет?», «Когда будем оценивать промежуточные результаты?», «В какой срок будет достигнута цель?». Каждый этап должен быть ограничен сроком, а если вы укажете в плане не только даты, но и количество дней, то это докажет то, что вы собираетесь активно действовать. 

Прелесть этой популярной техники заключается в том, что все, кто ей владеет, могут разговаривать на понятном друг для друга языке и ставить конкретные задачи.

Если вы отработаете в команде навык SMART-планирования, то вы сможете четко поставить как небольшую задачу, так и составить планы на долгий срок с качественно прописанными подпунктами.

Успешное планирование, означает что вы готовы к глобальным изменениям. Исполнение поставленных задач безусловно требует дисциплины, ведь придумать это одно дело, а сделать – это уже другое. Об этом мы тоже обязательно поговорим.